Actualizarea codurilor CAEN la Rev. 3: termenul de 25 septembrie 2026, amenzile pentru coduri neautorizate și ce faci cu codurile pe care nu le mai desfășori

Ani de zile, sfatul curent la înființarea unei firme a fost „mai pune și codurile astea, să nu mai umbli la act peste doi ani”. Așa au ajuns mii de societăți cu obiecte de activitate de câteva zeci de coduri, din care se desfășurau efectiv două sau trei. CAEN Rev. 3 aduce factura pentru obiceiul acesta: conversia te obligă să treci prin listă cod cu cod, iar semnătura de pe declarația pe propria răspundere nu mai poate acoperi activități pe care nu le faci și pentru care nu ai condițiile de funcționare.

Când expiră termenul și pe cine vizează

CAEN Rev. 3 a intrat în vigoare la 1 ianuarie 2025, prin Ordinul președintelui INS nr. 377/2024, care aliniază clasificarea românească la standardul european NACE Rev. 2.1. Firmele deja înregistrate nu au fost obligate să se conformeze peste noapte: HG 284/2025 (M. Of. 257 din 25 martie 2025) a modificat HG 656/1997 și a instituit o perioadă de implementare de 18 luni, calculată de la intrarea în vigoare a noii versiuni. De aici rezultă data pe care o vezi peste tot: 25 septembrie 2026.

Obligația privește toate entitățile înregistrate în registrul comerțului înainte de 1 ianuarie 2025: societăți (SRL, SA, SNC, SCS, SCA), dar și persoane fizice autorizate, întreprinderi individuale și întreprinderi familiale. Cine s-a înregistrat după 1 ianuarie 2025 a primit din start coduri Rev. 3 și nu are nimic de făcut.

Până la expirarea termenului, HG 284/2025 prevede că, în perioada de implementare, folosirea codurilor CAEN în alte scopuri decât cele statistice rămâne valabilă în ambele versiuni. Cu alte cuvinte, până pe 25 septembrie 2026 un certificat constatator cu coduri Rev. 2 nu e „greșit”. După această dată, referința rămâne una singură.

Ce se întâmplă pe 26 septembrie 2026

Prima corecție necesară: firma nu se dizolvă, nu se radiază și nu i se blochează conturile pentru că nu a convertit codurile. Efectul este altul, mai puțin spectaculos și mai enervant în practică — un blocaj administrativ care se declanșează la primul contact cu registrul comerțului.

Mecanismul e vizibil deja în procedura publicată de ONRC. Cererea de înregistrare permite bifarea actualizării la Rev. 3 împreună cu alte mențiuni, iar în acest caz documentele justificative depuse trebuie să reflecte deja codurile Rev. 3. Cu alte cuvinte, actualizarea nu e un dosar separat pe care îl poți amâna la nesfârșit: se agață de prima cerere pe care o depui. După 25 septembrie 2026, când Rev. 2 nu mai este o referință valabilă, practicienii se așteaptă ca orice mențiune depusă de o firmă neactualizată să fie condiționată de conversia prealabilă. Ar fi afectate, în ordinea frecvenței:

• schimbarea sediului social sau deschiderea unui punct de lucru;
• cooptarea sau retragerea unui asociat, o cesiune de părți sociale;
• schimbarea administratorului sau prelungirea mandatului;
• majorarea sau reducerea capitalului social;
• adăugarea unei activități noi — și chiar dizolvarea firmei.

La blocajul de la ONRC se adaugă un al doilea strat de probleme, mai greu de anticipat. ANAF operează pe Rev. 3, deci nepotrivirile dintre codul declarat și cel din evidențe generează erori și întârzieri. Autoritățile care emit autorizații sectoriale — ITM, DSP, ISU, DSVSA — pot refuza eliberarea sau reînnoirea documentelor dacă obiectul de activitate nu e actualizat, iar asta lovește direct domeniile reglementate: construcții, alimentație publică, sănătate, transport. În fine, băncile, finanțatorii de fonduri europene și autoritățile contractante din achiziții publice citesc certificatul constatator cu atenție; un obiect de activitate neactualizat e exact genul de detaliu care întoarce un dosar din drum.

Amenzile: de unde vin cu adevărat

Aici circulă multă confuzie, așa că merită spus limpede: HG 284/2025 nu prevede o amendă pentru depășirea termenului de 25 septembrie 2026. Nu există o contravenție de tipul „nu ai convertit codurile la timp”, iar cifrele de genul „2.000–20.000 lei aplicate de inspectorii ONRC” care apar pe diverse site-uri nu au un temei legal pe care să-l poți indica.

Amenzile există însă, sunt mari și au un temei foarte concret — doar că sancționează altceva: desfășurarea efectivă de activități economice neautorizate. Temeiul este art. LVI alin. (4) și (9) din Legea 296/2023.

Legătura cu termenul din septembrie e indirectă, dar reală. Conversia la Rev. 3 te obligă să treci prin lista de coduri și să declari, din nou și explicit, ce activități desfășori. Este momentul în care nepotrivirile vechi — activități pe care le faci fără să fie autorizate, coduri autorizate la un sediu unde nu mai lucrezi — devin vizibile. Iar o firmă blocată administrativ, care nu-și mai poate înregistra un punct de lucru sau o autorizație, ajunge exact în situația în care riscă sancțiunea de mai sus.

Nu mai poți păstra toate codurile CAEN din lume

Aceasta este partea pe care majoritatea firmelor o descoperă abia când ajung la ghișeu. Regula nu e nouă din 2026 — vine din Legea 265/2022, legea registrului comerțului — dar actualizarea la Rev. 3 e prima ocazie în care aproape toate firmele din România sunt obligate să o aplice deodată.

Potrivit art. 121, autorizarea funcționării se realizează prin înregistrarea în registrul comerțului a declarației-tip pe propria răspundere, prin care solicitantul își asumă responsabilitatea privind legalitatea desfășurării tuturor activităților declarate în obiectul de activitate și îndeplinirea condițiilor prevăzute de lege pentru desfășurarea lor, la sediul social sau profesional, la sediile secundare ori în afara acestora.

Art. 122 merge mai departe și spune ce anume semnezi: declarația arată că entitatea desfășoară toate activitățile declarate în obiectul de activitate la sediul social, la sediile secundare sau, după caz, la terți, cu îndeplinirea condițiilor de funcționare prevăzute de legislația în domeniul sanitar, sanitar-veterinar, al protecției mediului și al securității și sănătății în muncă.

Citite împreună, cele două articole închid discuția despre „codurile de rezervă”. Un cod pe care nu-l desfășori nu e o opțiune ținută deoparte pentru viitor — e o afirmație pe care ai semnat-o și pe care nu o poți susține. Iar dacă acel cod ține de un domeniu reglementat, ai declarat în plus că îndeplinești condiții sanitare, de mediu sau de securitate în muncă pe care în realitate nici nu le-ai verificat vreodată.

De aici și practica oficiilor registrului comerțului: la orice modificare a codurilor CAEN, lista trebuie curățată de codurile neautorizate, altfel dosarul nu trece. Actualizarea la Rev. 3 este, din acest punct de vedere, o amnistie tehnică — ocazia de a aduce obiectul de activitate la ce faci efectiv, fără explicații suplimentare.

Cod înscris în act ≠ cod autorizat

Distincția merită reținută, pentru că apare des în discuțiile cu contabilii. Codul înscris în actul constitutiv face parte din obiectul de activitate — arată ce ai voie, statutar, să faci. Codul autorizat este cel pentru care ai depus declarația pe propria răspundere, pentru un sediu anume, și pentru care ți-ai asumat condițiile de funcționare. Autorizarea se face pe sediul social și pe fiecare punct de lucru separat — un cod autorizat la sediu nu acoperă automat activitatea desfășurată în alt loc. Certificatul constatator îți arată ambele fețe ale monedei: ce coduri sunt înscrise și unde sunt autorizate.

Procedura pas cu pas

Pasul 1 — Află exact ce coduri ai înscrise acum

Nu poți decide nimic despre conversie până nu ai lista reală în față. Actul constitutiv de la înființare nu e suficient: între timp au putut apărea mențiuni care au adăugat sau modificat coduri, iar memoria administratorului e, în mod constant, mai optimistă decât registrul. Documentul oficial care listează activitatea principală și toate activitățile secundare înscrise, împreună cu sediul, asociații, administratorii, starea juridică și mențiunile înregistrate, este certificatul constatator eliberat de ONRC.

Dacă vrei doar o verificare rapidă a datelor publice ale firmei înainte de a comanda documentul, verificarea gratuită după CUI îți arată statusul TVA, inactivitatea fiscală, prezența pe lista datornicilor ANAF și bilanțurile. Pentru lista completă și oficială a codurilor CAEN însă, ai nevoie de certificatul constatator. Cum se citește secțiune cu secțiune — în ghidul de citire a certificatului constatator.

Pasul 2 — Mapează codurile pe tabelul de corespondență INS

Institutul Național de Statistică publică pe insse.ro structura completă CAEN Rev. 3 și tabelul oficial de corespondență Rev. 2 → Rev. 3. Ia lista din certificatul constatator și împarte-o în trei categorii:

• Corespondent 1:1 — codul vechi devine un cod nou, fără ambiguitate. Aici nu ai nicio decizie de luat.
• Coduri comasate — două sau mai multe coduri vechi intră în aceeași clasă nouă. Lista ta se scurtează automat, ceea ce contează mai ales pentru PFA și întreprinderi individuale, care au plafoane de clase.
• Coduri divizate — un cod vechi se sparge în mai multe clase noi. Aici alegi clasa care descrie activitatea pe care o desfășori efectiv, nu toate variantele. Este punctul în care conversia încetează să fie tehnică.

Pasul 3 — Decide: conversie simplă sau curățenie

Cu lista mapată în față, ai de răspuns la o singură întrebare: toate codurile înscrise corespund unor activități pe care le desfășori efectiv?

Tentația e să alegi conversia simplă pentru că e gratuită. Merită însă calculat costul de oportunitate: dacă rămâi cu codurile decorative acum, le vei duce mai departe sub o declarație pe propria răspundere pe care tocmai ai semnat-o, iar curățenia va trebui făcută oricum la prima modificare a codurilor. Momentul cel mai ieftin pentru a scoate un cod din obiectul de activitate este momentul în care oricum deschizi dosarul.

Pasul 4 — Hotărârea AGA sau decizia asociatului unic

Renunțarea la coduri și scoaterea lor din obiectul de activitate se aprobă de adunarea generală a asociaților sau, la SRL cu asociat unic, prin decizia asociatului unic. Hotărârea consemnează explicit codurile eliminate, codurile păstrate în formatul Rev. 3 și forma nouă a obiectului de activitate — cu activitatea principală identificată clar.

Pasul 5 — Actul constitutiv actualizat și declarația

Actul constitutiv actualizat preia obiectul de activitate în noua formă. Pentru activitățile desfășurate se depune declarația-tip pe propria răspundere prevăzută de art. 121 și 122 din Legea 265/2022 — separat pentru sediul social și pentru fiecare punct de lucru unde se desfășoară efectiv activitate. Aceasta e declarația care generează certificatul constatator de autorizare.

Pasul 6 — Depunerea la ONRC

Pentru societăți (SRL, SA) se completează cererea de înregistrare — Anexa 2a, secțiunea V punctul 8: actualizare obiect de activitate conform CAEN Rev. 3. Dacă odată cu actualizarea se modifică și obiectul de activitate, se bifează suplimentar rubrica de modificare, iar documentele justificative trebuie să reflecte deja codurile Rev. 3.

Pentru PFA, întreprinderi individuale și familiale se folosește cererea de mențiuni — Anexa 2b, secțiunea VII. Atenție la plafoanele din OUG 44/2008: maximum 5 clase CAEN pentru PFA și maximum 10 pentru întreprinderea individuală.

Dosarul se depune online pe portalul ONRC, cu semnătură electronică calificată, la ghișeul oficiului registrului comerțului sau prin poștă. Pentru o conversie simplă, soluționarea durează de regulă câteva zile lucrătoare, iar rezultatul este un certificat de înregistrare nou, eliberat gratuit.

Capcane frecvente

• Activitatea principală care își schimbă clasa. Dacă codul principal se divizează în Rev. 3, alegerea noii clase nu e neutră: activitatea principală apare în certificatul constatator, e citită de bănci și de autoritățile contractante și poate influența încadrări sectoriale.
• Punctele de lucru rămase în urmă. Codurile se autorizează pe sediu și pe fiecare punct de lucru. Actualizarea la sediu nu rezolvă automat situația punctelor de lucru — verifică-le separat în certificatul constatator.
• Plafoanele pentru PFA și II. Comasările din Rev. 3 pot reduce numărul de clase, dar divizările îl pot crește peste limita de 5, respectiv 10 clase. Numără înainte de a depune.
• Firmele cu autorizații sectoriale. Dacă ai autorizații ISU, DSP, DSVSA sau de mediu emise pe coduri Rev. 2, verifică din timp cum se corelează cu noile clase — reînnoirile se fac pe obiectul de activitate actualizat.
• Amânarea până în septembrie. Termenul e comun pentru toate firmele din România. Un vârf de dosare în ultimele săptămâni înseamnă termene de soluționare mai lungi exact când nu mai ai marjă.

Dacă urmărești firme, nu doar pe a ta

Valul de actualizări din 2026 înseamnă că obiectele de activitate ale clienților, furnizorilor și partenerilor tăi se vor schimba în masă în lunile următoare. Unele schimbări sunt pur tehnice; altele spun ceva real — o firmă care își scoate din obiect activitatea pe baza căreia ai contractat cu ea, de exemplu. Monitor Firmă verifică zilnic firmele urmărite în sursele oficiale — ANAF, ONRC, BPI, portal.just.ro — și trimite alertă pe email când apare o mențiune nouă. Cum funcționează pe larg, în ghidul despre monitorizarea firmelor.

Întrebări frecvente

Pe scurt

• Termenul de actualizare a codurilor CAEN la Rev. 3 expiră pe 25 septembrie 2026 (HG 284/2025) și privește tot ce era înregistrat la registrul comerțului înainte de 1 ianuarie 2025.
• Conversia simplă este gratuită — Anexa 2a secț. V pct. 8 pentru SRL/SA, Anexa 2b secț. VII pentru PFA/II/IF, cu certificat de înregistrare nou fără taxă.
• Termenul în sine nu are amendă proprie. Amenzile de 5.000–35.000 lei (art. LVI, Legea 296/2023) sancționează activitățile neautorizate, cu confiscare și suspendare până la 15 zile la repetare. Efectul direct al depășirii termenului este blocajul administrativ la ONRC, nu o contravenție distinctă.
• Codurile de rezervă nu mai există. Prin declarația de la art. 121–122 din Legea 265/2022 declari că desfășori toate activitățile din obiectul de activitate și că îndeplinești condițiile legale pentru ele.
• Pasul zero e mereu același: un certificat constatator, ca să vezi lista oficială de coduri, urmat de maparea pe tabelul INS și de decizia între conversie simplă și curățarea obiectului de activitate.

Disclaimer: Articolul are scop informativ și nu înlocuiește consultanța juridică sau fiscală personalizată. certificatul.ro oferă un serviciu de informare construit pe surse publice — nu consultanță juridică și nu depunere de dosare la registrul comerțului. Practica oficiilor registrului comerțului privind actualizarea la CAEN Rev. 3 poate diferi de la un județ la altul și se poate schimba până la expirarea termenului; pentru o situație concretă — mai ales la firme cu autorizații sectoriale, puncte de lucru multiple sau coduri fără corespondent clar — lucrează cu un avocat sau cu un consultant specializat.